供貨單位資質審核流程

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2024-11-08 08:47:45
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內容摘要：供貨單位資質審核的基本要求供貨單位資質審核的基本要求主要包括以下幾個方面：確定供貨單位的合法資格，包括索取供應單位的相關許可證復印...

各類資質· 許可證· 備案辦理

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供貨單位資質審核的基本要求

供貨單位資質審核的基本要求主要包括以下幾個方面：

確定供貨單位的合法資格，包括索取供應單位的相關許可證復印件，如《藥品生產企業(yè)許可證》或《藥品經營企業(yè)許可證》。
確定所購入藥品的合法性。
核實供貨單位銷售人員的合法資格。
與供貨單位簽訂質量保證協(xié)議，明確雙方質量責任，確保供貨單位提供符合規(guī)定的資料且對其真實性、有效性負責。
索取供應單位的《營業(yè)執(zhí)照》及年檢復印件、《GMP》或《GSP》認證證書復印件、《稅務登記證》和《組織機構代碼證》復印件、開戶戶名、開戶銀行及帳號等相關資料，且以上資料應加蓋供貨單位企業(yè)的原印章。

常見的供貨單位資質審核流程步驟

常見的供貨單位資質審核流程一般包括以下步驟：

提出供應商開發(fā)需求
- 技術/研發(fā)人員、生產部門人員、公司其他人員根據(jù)新產品開發(fā)、生產和辦公的需要，盡可能詳細地說明新物料的技術要求，并提供已知的潛在供應商信息，傳遞采購部門。
- 采購部依據(jù)需求對開發(fā)申請進行評審。若評審結果為不同意開發(fā)，則將評審結果反饋給需求部門，終止開發(fā)；若評審結果為同意開發(fā)，則每份評審表為一個項目，采購部進行項目編號后擬制開發(fā)計劃。
制定供應商開發(fā)計劃
- 對于生產物料類供應商，依據(jù)供應商開發(fā)需求，采購部負責組織擬制開發(fā)計劃并組織相關部門參與供應商認證工作。
搜集供應商信息
- 通過互聯(lián)網(wǎng)，、專業(yè)網(wǎng)站、專業(yè)貿易性網(wǎng)站來尋找潛在供應商。
- 查看專業(yè)雜志、書刊來尋找潛在供應商。
- 從市場上搜集和尋找潛在供應商。
- 參加專題展覽會、展銷會等大型活動尋找潛在供應商。
向潛在供應商詢價
- 通過對供應商的尋找與比較，采購部與有潛在合作能力的供應商取得聯(lián)系，進行供應商調查及索要資質文件。
審視供應商資料
- 技術/研發(fā)部門對所需采購定制物料提出技術規(guī)格或圖紙，或對標準件的供應商提供的物料技術規(guī)格進行確認。
- 采購部依據(jù)對供應商的調查及資質證明，對供應商進行初步審查、評估對比，對初審合格并有合作意向的供應商進一步聯(lián)系與溝通。
組織與供應商會談
- 采購部安排供應商面談溝通，加深對其能力的了解。對于雙方有合作意向并需要進行樣品認證的，由采購安排樣品驗證。
審視現(xiàn)場考察結果
- 采購部根據(jù)實際需求判斷是否對潛在供應商進行現(xiàn)場考察；在現(xiàn)場考察結果令人滿意的情況下決定是否采取下面的步驟。
要求供應商提供樣品
- 如果現(xiàn)場考察結果滿意，采購部要求供應商提供樣品測試。
審視樣品測試結果
- 采購部審視樣品測試報告，根據(jù)報告將供應商的狀態(tài)確定為“通過”或“失敗”。
建立供應商檔案
- 采購部將供應商資質文件、樣品測試結果、會談記錄等文檔匯總歸檔。注意，供應商分類中定義為：潛在供應商。
商務談判
- 如需要對產品進行小批量試制或研發(fā)小批量生產，針對技術、商務、交貨、服務等事項，由采購部組織相關人員與潛在供應商進行商務談判，啟動核價流程。
通知相關部門
- 由采購部通知相關部門啟動試用件采購，技術和品管部門監(jiān)控試裝、試用認證物料的情況。
審視試裝、試用認證結果
- 采購部審視試裝試用測試結果，并根據(jù)結果刷新供應商開發(fā)狀態(tài)記錄。

供貨單位資質審核的關鍵環(huán)節(jié)及注意事項

供貨單位資質審核的關鍵環(huán)節(jié)及注意事項如下：

審核團隊的建立
- 對供應商進行審核，應建立審核團隊或供應商審核委員會，指定審核團隊的成員，包括審核組長和技術專家。
- 應根據(jù)審核的范圍、方式、準則和目標確定審核團隊人員數(shù)量及其職責和任務。
審核標準與要求
- 供貨單位及銷售人員應具備合法注冊登記手續(xù)，具備相應的經營資質。
- 供貨單位及銷售人員應具有良好的商業(yè)信譽，近三年內無嚴重違法違規(guī)行為記錄。
審核周期與頻率
- 資質審核周期應根據(jù)供貨單位及銷售人員的具體情況確定，一般不超過兩年。
- 對于新合作的供貨單位及銷售人員，應在合作前完成資質審核。
- 對于已合作的供貨單位及銷售人員，應定期進行復審，確保其資質的有效性和合規(guī)性。
- 對于發(fā)生重大變更的供貨單位及銷售人員，應及時進行重新審核。

不同行業(yè)供貨單位資質審核流程的差異

不同行業(yè)的供貨單位資質審核流程存在一定的差異：

在招標投標領域
- 招標人在招標項目資格預審公告、資格預審文件、招標公告、招標文件中不得以營業(yè)執(zhí)照記載的經營范圍作為確定投標人經營資質資格的依據(jù)，不得將投標人營業(yè)執(zhí)照記載的經營范圍采用某種特定表述或者明確記載某個特定經營范圍細項作為投標、加分或者中標條件，不得以招標項目超出投標人營業(yè)執(zhí)照記載的經營范圍為由認定其投標無效。
- 招標項目對投標人經營資質資格有明確要求的，應當對其是否被準予行政許可、取得相關資質資格情況進行審查，不應以對營業(yè)執(zhí)照經營范圍的審查代替，或以營業(yè)執(zhí)照經營范圍明確記載行政許可批準證件上的具體內容作為審查標準。
在食品行業(yè)
- 供應商管理系統(tǒng)以供應商信息管理為核心，從供應商的基本信息、組織架構信息、聯(lián)系信息、法律信息、財務信息和資質信息等多方面綜合考察供應商的實力，再通過對供應商的供貨能力，交易記錄、績效等信息綜合評價管理，達到優(yōu)化管理、降低成本、保證質量的目的。