供貨單位資質(zhì)審核流程

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2024-11-08 08:47:45
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內(nèi)容摘要：供貨單位資質(zhì)審核的基本要求供貨單位資質(zhì)審核的基本要求主要包括以下幾個方面：確定供貨單位的合法資格，包括索取供應(yīng)單位的相關(guān)許可證復(fù)印...

各類資質(zhì)· 許可證· 備案辦理

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供貨單位資質(zhì)審核的基本要求

供貨單位資質(zhì)審核的基本要求主要包括以下幾個方面：

確定供貨單位的合法資格，包括索取供應(yīng)單位的相關(guān)許可證復(fù)印件，如《藥品生產(chǎn)企業(yè)許可證》或《藥品經(jīng)營企業(yè)許可證》。
確定所購入藥品的合法性。
核實(shí)供貨單位銷售人員的合法資格。
與供貨單位簽訂質(zhì)量保證協(xié)議，明確雙方質(zhì)量責(zé)任，確保供貨單位提供符合規(guī)定的資料且對其真實(shí)性、有效性負(fù)責(zé)。
索取供應(yīng)單位的《營業(yè)執(zhí)照》及年檢復(fù)印件、《GMP》或《GSP》認(rèn)證證書復(fù)印件、《稅務(wù)登記證》和《組織機(jī)構(gòu)代碼證》復(fù)印件、開戶戶名、開戶銀行及帳號等相關(guān)資料，且以上資料應(yīng)加蓋供貨單位企業(yè)的原印章。

常見的供貨單位資質(zhì)審核流程步驟

常見的供貨單位資質(zhì)審核流程一般包括以下步驟：

提出供應(yīng)商開發(fā)需求
- 技術(shù)/研發(fā)人員、生產(chǎn)部門人員、公司其他人員根據(jù)新產(chǎn)品開發(fā)、生產(chǎn)和辦公的需要，盡可能詳細(xì)地說明新物料的技術(shù)要求，并提供已知的潛在供應(yīng)商信息，傳遞采購部門。
- 采購部依據(jù)需求對開發(fā)申請進(jìn)行評審。若評審結(jié)果為不同意開發(fā)，則將評審結(jié)果反饋給需求部門，終止開發(fā)；若評審結(jié)果為同意開發(fā)，則每份評審表為一個項(xiàng)目，采購部進(jìn)行項(xiàng)目編號后擬制開發(fā)計劃。
制定供應(yīng)商開發(fā)計劃
- 對于生產(chǎn)物料類供應(yīng)商，依據(jù)供應(yīng)商開發(fā)需求，采購部負(fù)責(zé)組織擬制開發(fā)計劃并組織相關(guān)部門參與供應(yīng)商認(rèn)證工作。
搜集供應(yīng)商信息
- 通過互聯(lián)網(wǎng)，、專業(yè)網(wǎng)站、專業(yè)貿(mào)易性網(wǎng)站來尋找潛在供應(yīng)商。
- 查看專業(yè)雜志、書刊來尋找潛在供應(yīng)商。
- 從市場上搜集和尋找潛在供應(yīng)商。
- 參加專題展覽會、展銷會等大型活動尋找潛在供應(yīng)商。
向潛在供應(yīng)商詢價
- 通過對供應(yīng)商的尋找與比較，采購部與有潛在合作能力的供應(yīng)商取得聯(lián)系，進(jìn)行供應(yīng)商調(diào)查及索要資質(zhì)文件。
審視供應(yīng)商資料
- 技術(shù)/研發(fā)部門對所需采購定制物料提出技術(shù)規(guī)格或圖紙，或?qū)?biāo)準(zhǔn)件的供應(yīng)商提供的物料技術(shù)規(guī)格進(jìn)行確認(rèn)。
- 采購部依據(jù)對供應(yīng)商的調(diào)查及資質(zhì)證明，對供應(yīng)商進(jìn)行初步審查、評估對比，對初審合格并有合作意向的供應(yīng)商進(jìn)一步聯(lián)系與溝通。
組織與供應(yīng)商會談
- 采購部安排供應(yīng)商面談溝通，加深對其能力的了解。對于雙方有合作意向并需要進(jìn)行樣品認(rèn)證的，由采購安排樣品驗(yàn)證。
審視現(xiàn)場考察結(jié)果
- 采購部根據(jù)實(shí)際需求判斷是否對潛在供應(yīng)商進(jìn)行現(xiàn)場考察；在現(xiàn)場考察結(jié)果令人滿意的情況下決定是否采取下面的步驟。
要求供應(yīng)商提供樣品
- 如果現(xiàn)場考察結(jié)果滿意，采購部要求供應(yīng)商提供樣品測試。
審視樣品測試結(jié)果
- 采購部審視樣品測試報告，根據(jù)報告將供應(yīng)商的狀態(tài)確定為“通過”或“失敗”。
建立供應(yīng)商檔案
- 采購部將供應(yīng)商資質(zhì)文件、樣品測試結(jié)果、會談記錄等文檔匯總歸檔。注意，供應(yīng)商分類中定義為：潛在供應(yīng)商。
商務(wù)談判
- 如需要對產(chǎn)品進(jìn)行小批量試制或研發(fā)小批量生產(chǎn)，針對技術(shù)、商務(wù)、交貨、服務(wù)等事項(xiàng)，由采購部組織相關(guān)人員與潛在供應(yīng)商進(jìn)行商務(wù)談判，啟動核價流程。
通知相關(guān)部門
- 由采購部通知相關(guān)部門啟動試用件采購，技術(shù)和品管部門監(jiān)控試裝、試用認(rèn)證物料的情況。
審視試裝、試用認(rèn)證結(jié)果
- 采購部審視試裝試用測試結(jié)果，并根據(jù)結(jié)果刷新供應(yīng)商開發(fā)狀態(tài)記錄。

供貨單位資質(zhì)審核的關(guān)鍵環(huán)節(jié)及注意事項(xiàng)

供貨單位資質(zhì)審核的關(guān)鍵環(huán)節(jié)及注意事項(xiàng)如下：

審核團(tuán)隊(duì)的建立
- 對供應(yīng)商進(jìn)行審核，應(yīng)建立審核團(tuán)隊(duì)或供應(yīng)商審核委員會，指定審核團(tuán)隊(duì)的成員，包括審核組長和技術(shù)專家。
- 應(yīng)根據(jù)審核的范圍、方式、準(zhǔn)則和目標(biāo)確定審核團(tuán)隊(duì)人員數(shù)量及其職責(zé)和任務(wù)。
審核標(biāo)準(zhǔn)與要求
- 供貨單位及銷售人員應(yīng)具備合法注冊登記手續(xù)，具備相應(yīng)的經(jīng)營資質(zhì)。
- 供貨單位及銷售人員應(yīng)具有良好的商業(yè)信譽(yù)，近三年內(nèi)無嚴(yán)重違法違規(guī)行為記錄。
審核周期與頻率
- 資質(zhì)審核周期應(yīng)根據(jù)供貨單位及銷售人員的具體情況確定，一般不超過兩年。
- 對于新合作的供貨單位及銷售人員，應(yīng)在合作前完成資質(zhì)審核。
- 對于已合作的供貨單位及銷售人員，應(yīng)定期進(jìn)行復(fù)審，確保其資質(zhì)的有效性和合規(guī)性。
- 對于發(fā)生重大變更的供貨單位及銷售人員，應(yīng)及時進(jìn)行重新審核。

不同行業(yè)供貨單位資質(zhì)審核流程的差異

不同行業(yè)的供貨單位資質(zhì)審核流程存在一定的差異：

在招標(biāo)投標(biāo)領(lǐng)域
- 招標(biāo)人在招標(biāo)項(xiàng)目資格預(yù)審公告、資格預(yù)審文件、招標(biāo)公告、招標(biāo)文件中不得以營業(yè)執(zhí)照記載的經(jīng)營范圍作為確定投標(biāo)人經(jīng)營資質(zhì)資格的依據(jù)，不得將投標(biāo)人營業(yè)執(zhí)照記載的經(jīng)營范圍采用某種特定表述或者明確記載某個特定經(jīng)營范圍細(xì)項(xiàng)作為投標(biāo)、加分或者中標(biāo)條件，不得以招標(biāo)項(xiàng)目超出投標(biāo)人營業(yè)執(zhí)照記載的經(jīng)營范圍為由認(rèn)定其投標(biāo)無效。
- 招標(biāo)項(xiàng)目對投標(biāo)人經(jīng)營資質(zhì)資格有明確要求的，應(yīng)當(dāng)對其是否被準(zhǔn)予行政許可、取得相關(guān)資質(zhì)資格情況進(jìn)行審查，不應(yīng)以對營業(yè)執(zhí)照經(jīng)營范圍的審查代替，或以營業(yè)執(zhí)照經(jīng)營范圍明確記載行政許可批準(zhǔn)證件上的具體內(nèi)容作為審查標(biāo)準(zhǔn)。
在食品行業(yè)
- 供應(yīng)商管理系統(tǒng)以供應(yīng)商信息管理為核心，從供應(yīng)商的基本信息、組織架構(gòu)信息、聯(lián)系信息、法律信息、財務(wù)信息和資質(zhì)信息等多方面綜合考察供應(yīng)商的實(shí)力，再通過對供應(yīng)商的供貨能力，交易記錄、績效等信息綜合評價管理，達(dá)到優(yōu)化管理、降低成本、保證質(zhì)量的目的。

如何優(yōu)化供貨單位資質(zhì)審核流程

優(yōu)化供貨單位資質(zhì)審核流程可以考慮以下方法：

建立統(tǒng)一的供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫
- 集中管理供應(yīng)商信息，方便查詢和對比，提高審核效率。
制定明確的準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)
- 清晰規(guī)定供應(yīng)商應(yīng)具備的條件，減少審核中的模糊性和主觀性。
建立評估體系
- 對供應(yīng)商的表現(xiàn)進(jìn)行定期評估，為后續(xù)合作提供參考。
引入第三方審核機(jī)構(gòu)
- 借助專業(yè)機(jī)構(gòu)的力量，保證審核的公正性和專業(yè)性。
采用數(shù)字化工具
- 利用信息化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)審核流程的自動化和標(biāo)準(zhǔn)化，減少人工操作和錯誤。
加強(qiáng)合作關(guān)系管理
- 與優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系，簡化審核流程，降低合作風(fēng)險。