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2022-06-02 12:35:34
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蘇州市會議策劃公司和蘇州市會議服務公司的范圍:
一是會議開始前,負責參會人員登記,包括簽到領取代表證、會議文件和紀念品等;
二、每次會議開始前,在入口處查驗參會人員證件;會議開始后,請攝影師、撰稿人、攝像師走出會議廳,關(guān)閉會議廳大門;
三是迎賓,引導代表到指定座位;
四、記錄會議進展情況和代表發(fā)言內(nèi)容;
5.對要求發(fā)言的代表進行登記,并按照登記的先后順序及時將名單送交會議主持人或秘書。注意,代表的姓名、所代表的國家或機構(gòu)以及發(fā)言順序都有記錄。有的代表要求前面安排發(fā)言時間,有的要求后面,有的要求中間,有的要求不提。
六、分發(fā)代表發(fā)言稿、聲明稿、建議稿、修正案等,聲明文本一般在代表發(fā)言期間分發(fā),如未到,可在會議主持人發(fā)言處或下次會議前分發(fā)。為確保記錄準確,代表臨時發(fā)言有稿件的,發(fā)言結(jié)束后可臨時借用,復印后立即歸還;
7.隨時準備提供必要的會議文件和有關(guān)資料,供討論時參考;
八、每次會議開始前,檢查照明、室溫、衛(wèi)生、桌椅、紙筆、飲水杯、木槌(主持人使用)、投影設備等是否已符合要求;
9.接聽緊急呼叫并通知所需呼叫者。會議廳里的電話通常只閃不響。秘書應輕聲回答。其他人員應在會議廳外的分機接聽電話,以免干擾會場。
10.會議服務負責人應檢查各類工作人員,如音頻譯員、警衛(wèi)、電工等是否到位;電力、空調(diào)、音響、通風、同聲傳譯等各類設施是否通暢,隨時可以使用。
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